怎么减小Word文档的文件大小？当Word文档体积过大时，会给用户带来诸多不便，因为大型Word文档不仅会占用大量存储空间，还会让我们的传输时间变的长，且在较差设备上打开可能导致启动时间过长甚至崩溃，造成文件丢失，此外，分享大型Word文档也相当麻烦，上传下载时间长，兼容性问题也频繁出现，许多网站或软件无法支持过大的文件，导致无法上传和分享，最后较大的word文档是不适合进行展示的，因为在展示过程中很有可能出现卡顿等现象，这对现场的所有人来说都是不好的效果，很影响展示的效果。
因此，对于这类大型Word文档，有必要进行压缩处理，压缩后的文档带来诸多好处：首先，小文件更易分享，速度更快，且无受限制之忧，其次，压缩后的word文档打开速度更快，使用起来更顺畅，能够有效提高我们的工作效率，最后，减少文件大小，可以释放很多的存储空间，这样我们就能保存更多其他文件，看了这么多好处，那么具体应该如何压缩才是正确的呢，下面这篇文章中的四个方法每一个都非常实用，快来和小编一起看看吧！
方法一：使用“优速文件压缩器”减少word文档的文件大小
展开剩余92%步骤1：该方法压缩word文档是要用到“优速文件压缩器”软件的，所以大家需要先将该软件下载下来，下载完成后将软件打开并选择软件左侧的【word压缩】功能。
步骤2：选择上述功能后，大家需要点击操作界面左上角的【添加文件】按钮来选择并将word文件导入到软件中。
步骤3：word文件导入完成后，右下角就会出现【压缩质量】设置，此时大家需要将该设置中的数值尽量调低，因为数值越低，word文件就会被压缩的越小，但是太低的话会影响到word文件的质量。
步骤4：确认【压缩质量】设置完毕后，请点击软件右上角的【开始转换】按钮，此时软件会启动word文件压缩程序。
步骤5：软件压缩成功后，会自动将其输出文件夹打开，这个时候大家在打开的文件夹中就可以看到压缩好的word文件，该文件的大小是要比原文件小很多的，而且打开文件可以看到质量也没有下降多少。
方法二：使用风影文件压缩器减少word文档的文件大小
步骤1：该方法需要大家先在自己的电脑上下载好风影文件压缩器，软件下载完成后会直接打开，此时请点击主界面的word压缩功能。
步骤2：确认功能来到操作界面后，请点击界面左上角的添加文件按钮，点击后就可以选择想压缩的word文档并完成word文档的导入。
步骤3：word文档成功导入后，请大家在界面右侧的三种压缩模式中选择一种，选择完成后点击右下角的开始压缩按钮就可以启动word文档压缩程序。
步骤4：软件完成压缩后，请你手动打开软件的输出文件夹，打开后就可以找到压缩变小后的word文档。
方法三：使用Swlkz在线文件压缩工具减少word文档的文件大小
步骤1：访问Swlkz官网
操作：打开浏览器（如Chrome、Edge等），进入Swlkz的Word压缩专用页面。
注意：确保访问的是官方链接，避免误入广告或仿冒页面。
步骤2：上传Word文档
方法一：点击上传在页面中央找到 “Choose Files” 按钮（蓝色背景，白色文字）。
点击后，从本地文件夹中选择需要压缩的Word文件（支持.doc或.docx格式），点击“打开”完成上传。
方法二：拖拽上传直接打开本地文件夹，选中Word文件，按住鼠标左键拖动到网页的 “Drop Word files here” 区域，松开鼠标即可自动上传。
提示：支持同时上传多个文件（批量压缩），但免费用户可能受每日转换次数限制（通常为2次/天，具体以网站显示为准）。
文件大小限制：免费用户可上传最大5GB的文件（实际测试中，大文件压缩可能较慢）。
步骤3：选择压缩模式
操作：文件上传后，页面会显示压缩选项，默认提供两种模式：基本压缩（Basic Compression）：平衡文件大小与质量，适合日常使用。
强压缩（Strong Compression）：最大限度减小文件体积，但可能轻微降低图片或格式清晰度。
根据需求选择模式（推荐首次使用选择“基本压缩”测试效果）。
扩展功能（付费用户）：付费会员可自定义压缩参数（如DPI、图片质量等），但免费用户无需调整。
步骤4：开始压缩
操作：确认压缩模式后，点击页面右侧的 “Compress Word” 按钮（蓝色背景，白色文字）。
Swlkz将自动处理文件，页面会显示压缩进度条（如“Processing 1/1”）。
等待时间：压缩时间取决于文件大小和网络速度，通常几秒到1分钟不等。
压缩过程中请勿关闭网页或断开网络连接。
步骤5：下载压缩后的文件
操作：压缩完成后，页面会显示 “Download” 按钮（绿色背景，白色文字）。
点击 “Download”，浏览器会自动将压缩后的Word文件保存到默认下载文件夹（如“下载”或“Desktop”）。
如果需要修改保存路径，可在点击下载前右键点击按钮，选择 “另存为” 手动指定位置。
验证文件：下载完成后，打开Word文件检查格式是否保留（如段落、表格、图片等）。
如果压缩效果不理想，可返回步骤3选择“强压缩”重新尝试。
步骤6（可选）：保存到云端或分享
操作：如果需要将文件保存到云端，可点击 “Google Drive” 或 “Dropbox” 图标，授权后直接上传。
如果需要分享文件链接，可点击 “Share” 按钮生成临时下载链接（有效期通常为24小时）。
方法四：使用Tgpsr软件减少word文档的文件大小
步骤1：下载并安装软件
访问官网：打开浏览器，搜索“Tgpsr”进入官方下载页面（确保从正规渠道下载，避免安全风险）。
选择版本：根据电脑系统（Windows或macOS）选择对应版本的安装包。
下载安装包：点击“立即下载”按钮，将安装包保存到本地文件夹（如桌面或下载目录）。
运行安装程序：双击下载的安装包，在弹出的安装向导中：勾选“我同意用户协议”；
选择安装路径（建议使用默认路径或空间充足的磁盘）；
点击“立即安装”等待完成。
完成安装：安装完成后，勾选“运行Tgpsr”并点击“完成”，软件将自动启动。
步骤2：启动软件并选择功能
打开软件：若未自动启动，双击桌面上的“Tgpsr”图标。
选择压缩类型：在软件主界面左侧的功能菜单中，点击 “WORD压缩”（确保选择正确，避免误操作其他文件类型）。
步骤3：添加待压缩的Word文档
单文件添加：点击界面中央的 “添加文件” 按钮；
在弹出的文件浏览器中，导航到Word文档所在文件夹；
选中目标文件（支持.doc或.docx格式），点击“打开”。
批量添加：若需压缩多个文件，按住 Ctrl键（Windows）或 Command键（macOS）逐个选中文件；
或直接拖拽整个文件夹到软件窗口中，系统会自动识别其中的Word文档。
确认文件列表：添加完成后，界面右侧会显示所有待压缩文件的名称、大小和路径，检查无误后进入下一步。
步骤4：调整压缩参数
选择压缩模式：普通压缩：平衡文件大小与清晰度，适合大多数日常文档。
清晰优先：保留较高清晰度，但压缩率较低，适合含重要图片或图表的文档。
极限压缩：最大程度减小文件体积，但可能轻微影响清晰度，适合纯文本或对大小敏感的场景。
自定义压缩质量（可选）：拖动界面下方的“压缩质量”滑块（数值范围通常为1-100）；
数值越小，压缩率越高，但文件可能更模糊；
建议先预览效果（部分版本支持实时预览）或保留默认值。
输出格式设置：确认输出格式为 “.docx”（推荐，兼容性好且体积更小）；
若需保留旧版兼容性，可选择 “.doc”（但压缩效果可能略差）。
步骤5：设置输出路径
默认路径：软件默认将压缩后的文件保存到原文件所在文件夹的子目录中（如“原文件夹\压缩后”）。
自定义路径：点击界面底部的 “输出目录” 右侧的 “浏览” 按钮；
在弹出的窗口中选择目标文件夹（如桌面或新建的“压缩文档”文件夹）；
点击“确定”保存设置。
步骤6：开始压缩并等待完成
启动压缩：确认所有设置无误后，点击界面右下角的 “开始压缩” 按钮。
查看进度：软件会显示压缩进度条和当前处理文件的名称；
压缩完成后弹出提示窗口，显示“压缩成功”。
中断压缩（可选）：若需停止压缩，点击进度条右侧的 “取消” 按钮（但已压缩的文件仍会保存）。
步骤7：检查压缩结果
打开输出文件夹：根据步骤5设置的路径，导航到压缩后的文件所在目录；
或直接点击提示窗口中的 “打开文件夹” 按钮。
验证文件大小：右键点击压缩后的Word文件，选择“属性”；
在“常规”选项卡中查看“大小”字段，确认比原文件显著减小。
检查内容完整性：双击打开压缩后的文档，检查文本、图片、表格等元素是否完整；
若启用OCR或极限压缩，需校对是否有识别错误或格式错乱。
方法五：使用Rgfan软件减少word文档的文件大小
步骤1：选择压缩方式
Rgfan提供三种便捷的压缩入口，用户可根据使用习惯选择：
方法一：右键菜单集成（推荐）在文件资源管理器中找到目标 Word 文档（.docx 或 .doc 格式）。
右键点击文件，在弹出的菜单中定位到 Rgfan选项（通常在菜单底部或“发送到”附近）。
点击 Rgfan后，会展开子菜单，显示三种压缩强度选项：低、中、高（部分版本可能用数字 1-3 表示）。
方法二：Word 内直接调用打开需要压缩的 Word 文档。
在 Word 顶部菜单栏中查找 Rgfan插件按钮（若未显示，需先在插件管理中启用）。
点击按钮后，弹出压缩设置窗口，可直接选择压缩级别。
方法三：软件界面操作启动 Rgfan主程序（通过桌面快捷方式或开始菜单）。
在软件界面中点击 “添加文件” 按钮，选择目标 Word 文档。
文件加载后，进入压缩参数设置界面。
步骤2：自定义压缩参数
根据文档内容和需求调整压缩强度，平衡文件大小与质量：
低强度压缩适用场景：文档包含高清图片、复杂图表或对清晰度要求高的内容。
效果：文件体积减小约 20%-40%，图片质量损失较小，格式保留完整。
操作：在右键菜单或软件界面中选择 “低” 或 “Level 1”。
中强度压缩（默认推荐）适用场景：常规办公文档，如报告、简历、合同等，需兼顾清晰度与文件大小。
效果：文件体积减小约 40%-60%，图片质量适度降低，格式基本保留。
操作：选择 “中” 或 “Level 2”。
高强度压缩适用场景：需通过邮件发送、上传至网络或存储空间有限的场景。
效果：文件体积减小约 60%-80%，图片质量明显降低（可能模糊），复杂格式可能丢失。
操作：选择 “高” 或 “Level 3”。
高级选项（部分版本支持）图片分辨率调整：手动设置图片 DPI（如从 300 降至 150）。
删除隐藏数据：清除文档中的修订记录、注释等冗余信息。
字体嵌入优化：仅保留必要字体，减少字体文件占用空间。
步骤3：启动压缩并监控进度
确认设置：检查压缩强度和高级选项（如有），确保符合需求。
开始压缩：在右键菜单中直接点击选定的压缩强度，软件会自动处理。
在软件界面中点击 “开始压缩” 或 “Compress” 按钮。
进度查看：软件界面会显示压缩进度条（如“处理中：50%”）。
部分版本支持后台运行，压缩完成后弹出提示窗口。
步骤4：验证压缩结果
查看文件大小：压缩完成后，在文件资源管理器中右键点击文档，选择 “属性”，对比压缩前后的文件大小。
示例：原文件 10MB → 压缩后 4MB（中强度）。
检查内容完整性：用 Word 打开压缩后的文档，检查文字、图片、表格等是否显示正常。
若发现格式错乱或图片模糊，可重新压缩并降低强度。
保存备份：建议保留原文件副本，以防压缩后需要恢复高质量版本。
大家要知道的是，压缩word不仅会带来好处，也会带来一些坏处，首先如果我们的word文档中有图片，压缩word文档后会让图片变的很模糊，这会让word文件的观看变的很差，然后压缩是有文件损坏风险的，所以大家在压缩的时候一定要选择比较好的软件，例如“优速文件压缩器”就非常好用，它使用的不是原文件，而且使用导入的文件进行转换，所以转换是非常安全的，最后压缩是需要很多时间的，在压缩前请确认自己有足够的时间等待。到这里今天这篇“怎么减小Word文档的文件大小？”就为大家介绍到这里了，大家快去试着自己完成word文档的压缩吧！
发布于：福建省正规配资平台提示：文章来自网络，不代表本站观点。
